Monday, March 28, 2016

Jawaban UTS MPPL F

  • Berdasarkan deskripsi di atas tuliskan modul-modul yang akan digunakan dalam E-Surat.

        Modul yang akan digunakan dalam E-surat:
      
         Modul Surat Masuk
         Modul Surat Keluar
         Modul SMS
         Modul Disposisi Surat
         Modul Data Pegawai
         Modul Laporan


  • Buatlah gambaran sistem jika perlu lengkapi dengan screenshot dari aplikasi yang akan dibangun.
         Sistem yang akan dibangun adalah sebuah sistem pengelolaan data surat yang dimana sistem memiliki fitur seperti pencarian data surat dan disposisi, rekap surat,laporan penerimaan surat, notifikasi melalui sms.
      




  • Tentukan ruang lingkup dari proyek yang akan dikerjakan.

        

         1. Melakukan pendataan, pencarian, membuat laporan, menghapus, mengubah, mengupdate serta pengarsipan data surat masuk dan surat keluar.
2. Membuat laporan harian, mingguan, bulanan surat masuk dan surat keluar pada lingkungan SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) Pemerintah Kabupaten/Kota 
3. Menyediakan layanan notifikasi informasi surat dan disposisi melalui SMS dan internet
4. Pendataan disposisi surat masuk dan laporan pembuatan disposisi surat masuk.
5. Server berjalan selama 24 jam
6. 

  • Jika tersedia dana 100 juta buat KAK, atau TOR dari proyek yang ditawarkan.
                 

KERANGKA ACUAN KERJA

PEMBANGUNAN Sistem Pengelolaan E-surat SKPD

 (Satuan Kerja Perangkat Daerah) 

Pemerintah Kota Tangerang.

OLEH:

KELAS F

MUHAMMAD ADNAN YUSUF        (5113100001)

                               

DOSEN

FAJAR BASKORO, S.KOM., M.T.

 

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI

INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER

2016






        
  1. KERANGKA ACUAN KERJA
1.       LATAR BELAKANG
Kegiatan surat menyurat sudah menjadi rutinitas wajib di instansi-instansi pemerintah. Penggunaan kertas masih menjadi media yang paling umum digunakan untuk mengirimkan informasi. Dengan menggunakan media ini, pengiriman surat menjadi kurang efektif dan memerlukan banyak kertas. Meskipun sudah umum juga digunakan mesin fax, surat yang diterima kurang bagus kualitasnya. Proses disposisi dari atasan ke bawahan masih dilakukan oleh petugas yang berwenang. Dari beberapa permasalahan ini, diperlukan sebuah solusi yang efektif demi memenuhi kebutuhan akan pertambahan kecepatan pengiriman informasi melalui surat dan penghematan penggunaan kertas. Penggunaan teknologi dapat menjadi solusi.

E-surat merupakan aplikasi pengelolaan surat menyurat di lingkungan SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) Pemerintah Kabupaten/Kota secara digital/elektronik berbasis opensource dan terintegrasi dengan sistem SMS. Dengan aplikasi ini, penyampaian informasi surat dan disposisi kepada pihak yang dituju dapat dilakukan dengan lebih cepat. Melalui E-Surat, penyampaian informasi tidak lagi dilakukan dengan menggunakan media kertas, melainkan dengan menggunakan media internet dan SMS (Short Message Service). Surat yang dikelola terdiri dari surat masuk, surat keluar, hingga pemberkasan terhadap surat-surat.


2.       MAKSUD DAN TUJUAN
1.       Tujuan proyek ini adalah untuk membuat sebuah sistem pengelolaan E-surat yang terintegrasi  dengan layanan notifikasi SMS yang ditujukan kepada SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) Pemerintah Kabupaten/Kota 
2.       Mengurangi penggunaan kertas dalam kegiatan surat-menyurat.
3.       Memudahkan pengelolaan keluar masuk surat dan disposisi surat.


3.       SASARAN
Sasaran yang ingin dicapai adalah adanya sistem pengelolaan data surat yang efisien dan mudah yang dimana sistem tersebut memudahkan pegawai dan kepala bagian dalam melakukan disposisi, dana melihat serta mengelola keluar masuk e-surat.


4.       NAMA DAN ORGANISASI PENGGUNA JASA
SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) Pemerintah Kota Tangerang.


5.       SUMBER PENDANAAN
Dana dari APBD 2016, sebesar Rp.100.000.000 (Seratus Juta Rupiah) termasuk pajak yang membebaninya


6.       LINGKUP LOKASI KEGIATAN, DATA DAN FASILITAS PENUNJANG SERTA ALIH PENGETAHUAN
a.       Lingkup Kegiatan

1.                   Pengembangan Modul-Modul Utama Pada Sistem Pengelolaan E-surat SKPD (Satuan KerjaPerangkat Daerah) Pemerintah Kota Tangerang.

2.                   Membuat sistem Pengelolaan E-surat SKPD (Satuan KerjaPerangkat Daerah) Pemerintah Kota Tangerang .

3.                   Menata Arsip Administrasi surat  SKPD (Satuan KerjaPerangkat Daerah) Pemerintah Kota Tangerang .


4.                   Membuat Database E-surat SKPD (Satuan KerjaPerangkat Daerah) Pemerintah Kota Tangerang.

5.                   Membuat Dokumentasi Yang Lengkap (Kertas Dan Elektronik) Untuk E-surat SKPD (Satuan KerjaPerangkat Daerah) Pemerintah Kota Tangerang.


b.       Lokasi Kegiatan
Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) Pemerintah Daerah Kota Tangerang, Indonesia
c.       Data dan fasilitas penunjang
1.       Akomodasi dan Ruangan Kantor
-       Ruangan Kantor
2.       Staf pengawas / pendamping
-       2 orang staf IT
3.       Fasilitas yang disediakan oleh pengguna jasa yang dapat digunakan oleh penyedia jasa (bila ada)
d.       Alih pengetahuan
Penyedia jasa harus mengadakan pelatihan, kursus singkat, diskusi, dan seminar (miniworkshop) terkait dengan substansi pelaksanaan pekerjaan dalam rangka alih pengetahuan kepada staf/tim teknis di SKPD Pemda Jatim


7.       METODOLOGI

Metodologi Penelitian Ini Menggunakan Pendekatan Pengembangan Sistem Dengan Model Waterfall Model Dimana Implementasi Rekayasa Sistem Pengelolaan E-surat Yang Diterapkan Di SKPD (Satuan KerjaPerangkat Daerah) Pemerintah Kota Tangerang
 Dimana Tahapan-Tahapan    Pengembangan   Yang   Dilakukan     Adalah Rekayasa     Sistem,   Analisis,   Perancangan,     Implementasi,     Pengujian,     Dan Pemeliharaan


8.       JANGKA WAKTU PELAKSANAAN
Jangka waktu pelaksanaan kegiatan ini adalah selama ± 90 (Sembilan Puluh) hari  kalender dan harus dilaksanakan proses user acceptance test dengan waktu pelaksanaan  minimal 5 (lima) hari kerja dari tanggal serah terima pekerjaan.



9.       KUALIFIKASI
Kualifikasi yang diharuskan dipenuhi oleh Penyedia Jasa adalah:

  1. MEMILIKI LATAR BELAKANG DAN PENGALAMAN DALAM BIDANG PERANCANGAN DAN PEMBANGUNAN APLIKASI 
  2. PERNAH MENJADI PENYEDIA JASA DALAM BIDANG PERANCANGAN DAN PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI
  3. MEMILIKI PEMIKIRAN INOVATIF DAN KONSTRUKTIF DALAM BIDANG PERANCANGAN DAN PEMBANGUNAN APLIKASI.
  4. MEMILIKI KEMAMPUAN UNTUK MENANGANI MASALAH DENGAN CEPAT DAN TEPAT.
  5. MEMILIKI METODE YANG BAIK DALAM MEMBERIKAN PELAYANAN KEPADA PENGGUNA.
  6. SANGGUP UNTUK MEMBERIKAN GARANSI ATAS BERFUNGSINYA BARANG/JASA SECARA SEMPURNA SELAMA SATU TAHUN SEJAK SERAH TERIMA.
  7. MEMILIKI KOMITMEN DAN DISIPLIN TERHADAP TANGGUNG JAWAB DAN JADWAL PEKERJAAN.


10.   TENAGA AHLI
Tenaga ahli yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan ini adalah:
a.       Ketua Tim (Project Manager)
Ketua Tim disyaratkan seorang, minimal sedang menempuh pendidikan Sarjana Teknik Strata satu (S1) perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat. Sebagai ketua tim, tugas utamanya adalah memimpin dan mengkoordinir seluruh kegiatan anggota tim kerja dalam pelaksanaan pekerjaan selama masa projek sampai dengan pekerjaan dinyatakan selesai.
Jumlah yang harus disediakan 1 (sati) orang.
b.       Sistem analis
Sistem analis yang disyaratkan adalah minimal sedang menempuh pendidikan Sarjana Informatika/Ilmu Komputer Strata satu (S1) perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat.
Jumlah yang harus disediakan minimal 1 (satu) orang.
c.       Programmer/Developer
Programmer/Developer yang disyaratkan adalah minimal sedang menempuh pendidikan Sarjana Informatika/Ilmu Komputer Strata satu (S1) perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat.
Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang.
d.       Database Administrator
Database Administrator yang disyaratkan adalah minimal sedang menempuh pendidikan Sarjana Informatika/Ilmu Komputer Strata satu (S1) perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat.
Jumlah yang harus disediakan minimal 1 (satu) orang.

e.       Quality Assurance
Quality Assurance yang disyaratkan adalah minimal sedang menempuh pendidikan Sarjana Informatika/Ilmu Komputer Strata satu (S1) perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat.
Jumlah yang harus disediakan minimal 1 (satu) orang.

11.   KELUARAN
Keluaran yang dihasilkan dari pelaksanaan pekerjaan ini adalah :

A)      Sistem Pengelolaan E-surat SKPD (Satuan KerjaPerangkat Daerah) Pemerintah Kota Tangerang BERBASIS WEB YANG DAPAT DIOPERASIONALKAN DAN DIGUNAKAN UNTUK MEMBERIKAN PELAYANAN TERKAIT PERPUSTAKAAN SECARA CEPAT, TEPAT, DAN MUDAH.

B)      DOKUMENTASI YANG BERKAITAN DENGAN PENGEMBANGAN APLIKASI, ANTARA LAIN DAN TIDAK TERBATAS PADAREQUIREMENT, DESAIN SISTEM, KONFIGURASI SISTEM DAN ARSITEKTUR PROGRAM.

C)       PROGRAM DENGAN SOURCE CODE

.D)      DOKUMENTASI SELURUH SISTEM DAN PERANGKAT LUNAK BERUPA TECHNICAL MANUAL

E)      DOKUMETNASI SOP (SYSTEM OPERATING PROCEDURE) MAUPUN SMP (SYSTEM MAINTENANCE PROCEDURE)

F)       CARA MELAKUKAN INSTALASI APLIKASI

G)      PELATIHAN, PENDAMPINGAN/ ASISTENSI, GARANSI DAN PEMELIHARAAN



12.   LAPORAN


Jenis laporan yang harus diserahkan kepada pengguna jasa adalah :

Laporan pendahuluan, berisi :

1.                   Rencana kerja penyedia jasa secara menyeluruh;

2.                   Mobilisasi tenaga ahli dan tenaga pendukung lainnya;

·                     Jadwal kegiatan penyedia jasa.

Laporan harus diserahkan selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kalender sejak spmk diterbitkan sebanyak 3 (tiga) buah laporan.

Laporan mingguan, berisi :

1.                   Aktifitas yang dilakukan oleh masing-masing anggota tim pengembangan aplikasi;

2.                   Hasil yang telah dicapai maupun (apabila ada) kendala-kendala yang dialami serta rencana penyelesaian kendala tersebut;

·                     Prosentase hasil pekerjaan terhadap milestone ataupun hasil akhir yang telah ditetapkan;

Laporan harus diserahkan selambat-lambatnya hari selasa setiap minggu sebanyak 1 (satu) buah laporan.

Laporan akhir, berisi :

1.                   Laporan pendahuluan;

2.                   Laporan mingguan;

·                     Dokumentasi lain yang berkaitan dengan kegiatan proyek pengembangan sistem ini

Laporan harus diserahkan selambat-lambatnya 90 (sembilan puluh) hari kalender sejak spmk diterbitkan sebanyak 3 (tiga) buku laporan dan cd berisi seluruh laporan sebanyak 3 (tiga) buah.





  • Untuk mengerjakan proyek di atas dibutuhkan tim. Bagaimana membangun tim yang mampu untuk menyelesaikan proyek?
          Project Manager
          Sistem Analis
          Programmer/Developer
          Database Administrator
          Quality Assurance
          






Posted by at

No comments:

Post a Comment

Subscribe to: Post Comments (Atom)